大宗师网络（外贸社媒训练营）
CRM 小白逐步操作手册
先配置企业资料、AI 和邮箱，再用自己的测试邮箱练习自动发送。每章都给出操作顺序、完成标准与问题处理。
版本 DZS-2026.09.20.4 · 返回 CRM · 可用浏览器打印功能保存为 PDF
第一次使用请打开 Windows / Mac 的 Codex 安装指导；邮箱与 AI 详见 163 / 126 / QQ / 阿里邮箱与 DeepSeek 配置。每章可复制的 AI 指令
01 第一次安装和打开
开始前：准备一台 Windows 电脑、稳定网络、Python 3.12；安装 Python 时勾选 Add Python to PATH。将培训 ZIP 右键全部解压到自己容易找到的位置，例如 D:\大宗师CRM。不要在 ZIP 窗口内双击运行。
- 打开解压后的文件夹，双击 install.bat。等待依赖安装完成；出现报错时先保存报错，不继续点其他脚本。
- 双击 start.bat，保留打开的黑色服务窗口。打开浏览器，地址栏输入 http://127.0.0.1:8010。地址不是搜索词，要输入在地址栏。
- 首次打开填写姓名、自己常用的邮箱和密码，点击“创建主账号”。这个账号是本企业的管理账号。
- 看到左侧“今日工作台”“客户列表”等菜单后，点击“系统配置”。以后每天使用时先启动服务，再打开同一地址。
完成标准：看到左侧菜单，刷新页面仍能登录；新企业客户列表为空。
遇到问题：网页打不开：先看服务窗口是否仍开着，再双击“打开CRM_稳定诊断版.bat”。端口占用时不要结束其他公司的程序；联系管理员更换本实例 PORT。
返回目录 ↑02 填写企业资料与知识库
开始前：准备企业全称、官网、产品目录、参数、目标市场、买家类型、MOQ/交期等已确认条件，以及不能承诺的事项。
- 点击“系统配置”，填写本企业公司名称、发件人姓名等资料，保存。缺少的信息先不编造。
- 点击“知识库”，按页面入口新增或导入资料。先导入企业介绍和核心产品，再补买家画像、常见问题、报价边界。
- 打开新增条目核对正文。示例企业、示例参数、{{占位符}} 都必须替换或删除。
- 写明资料来源、负责人和更新时间；旧价格、交期和认证无法确认时标记“待确认”，由负责人补充。
完成标准：知识库中能打开本企业的真实资料；同事能据此判断卖什么、适合谁、哪些不能承诺。
遇到问题：上传成功不等于内容正确。AI 回答出现不存在的产品时，先检查知识库正文与关联客户资料。
返回目录 ↑03 配置 AI
开始前：选择自己已有账号的一家 AI 服务。API Key 是服务商提供的接口密钥，不是聊天网站登录密码。
- 进入“系统配置”，找到 AI 配置区域。只填写已开通服务的提供商、模型和对应密钥；不需要同时开通所有提供商。
- 保存后按照页面提示重启服务。自己能看到密钥即可，不要截图发到学员群。
- 打开一个有真实资料的客户，在评分或生成内容面板选择模型后发起一次测试。
- 检查返回内容是否引用该客户与本企业资料；评分理由、缺少证据和后续动作分别查看。
完成标准：能够返回一次有效分析；模型选择与配置匹配。评分用于排序，不代表成交概率。
遇到问题：401 通常与密钥有关，429 可能是额度/频率限制，超时先查网络。check_ai.bat 只检查是否填写配置，不证明付费接口连接成功。
返回目录 ↑04 配置收发邮箱
开始前：向邮箱管理员取得 SMTP、IMAP 的服务器地址、端口、账号和授权码。SMTP 用于发信，IMAP 用于收信。
- 进入“系统配置”，找到“发信邮箱（SMTP）”，按邮箱服务商提供的信息填写，不照抄其他公司的配置。
- 填写对应收信 IMAP 配置。使用者超过一人时，为各发件邮箱绑定正确业务员。保存。
- 使用自己掌控的测试邮箱建立测试客户，手工发送一封明确标为测试的邮件。
- 在测试收件箱检查发件人、主题、正文和签名；从测试邮箱回复，再到 CRM“邮件收发”查看是否同步到对应客户。
完成标准：测试收件箱收到邮件，回复能回到对应客户，发件身份和业务员绑定正确。
遇到问题：显示失败时先检查错误和服务商已发送箱；发送结果不明确时不要重复点击发送。真实邮件连接需要部署方自己的邮箱配置才能验证。
返回目录 ↑05 从产品开始找客户
开始前：先明确一个产品、一个目标市场和一种买家类型。练习先找少量候选。
- 点击左侧“客户开发搜索”。选择从产品或服务开始的路径。
- 填写产品名称、目标市场和数量；产品词尽量具体，例如 industrial valves，而不是 products。
- 阅读并选择需要补全的信息，点击“开始真实搜索”。
- 查看搜索项目进度。完成后进入“客户资源池”查看候选与来源；遇到暂停或失败先读提示。
- 打开候选官网，核对主体、产品、市场和买家类型。记录事实、判断与待核实项，再决定是否纳入正式跟进。
完成标准：得到有来源的候选和逐家核验记录，而非只有公司名的名单。
遇到问题：搜索无结果不等于没有市场。先减少条件、换产品词，再检查搜索服务网络与额度。未核验的 LinkedIn 地址只能标为候选。
返回目录 ↑06 上传已有名单与找同类企业
开始前：保留原 Excel/CSV 副本，尽量包含公司名称、国家、官网和已有联系人。
- 进入“客户开发搜索”，选择已有名单逐家深挖或找同类企业的路径。
- 选择名单文件，等待上传完成；核对识别的列和行数。
- 找同类企业时只勾选有资料支持的相似维度，例如产品、行业或地区。
- 启动后查看进度；到“客户资源池”分别核对原名单补全与新增候选。
- 发现同一家公司多个联系人时保留公司主体关系，先检查增量资料和冲突，不为每个邮箱重复建公司。
完成标准：能区分原始记录、补充字段、新候选和仍待核验的信息。
遇到问题：列识别错误先改表头或重新上传。缺网站不能直接用公司名拼接网址当已核验结果。
返回目录 ↑07 招聘信号搜索
开始前：招聘只是一条研究线索，不证明公司要采购你的产品。
- 点击左侧“招聘信号搜索”（页面标题可能显示“招聘猎头”）。
- 在“产品/行业”填写自己的产品词，勾选目标国家，点击“开始搜索”。
- 逐条打开搜索结果的来源，判断是不是目标公司自身、是否与产品相关；排除招聘中介和聚合站。
- 核实公司官网和业务，填写官网及核验依据后，再点击对应确认入库操作。
- 到客户列表按公司名搜索，检查来源与资料；重复确认同一候选不应产生重复客户。
完成标准：候选先经过核验，确认后才进入正式客户库；未确认项仍是候选。
遇到问题：没有可核对来源、网站主体不符或只出现公司名时不确认入库，保留待核验。
返回目录 ↑08 管理客户、联系人和评分
开始前：正式客户至少要能说清公司是谁、为何匹配、证据在哪里。
- 点击“客户列表”，使用公司名、联系人或邮箱检索。点击客户打开详情。
- 核对公司、国家、官网、联系人、邮箱、负责人和时区；只保存已经确认的内容。
- 先补充官网证据与企业产品资料，再运行客户评分；查看评分理由和资料缺口，不只看数字。
- 人工已确认的客户画像继续保留。遇到同公司新联系人或字段冲突，先核对增量资料，不直接覆盖原联系人。
- 设置客户阶段、下一步动作、下次跟进日期；交接给同事时把来源和判断理由一并保留。
完成标准：同事打开客户即可知道联系谁、依据什么、下一步做什么。
遇到问题：评分失败时不应把原评分改成零。资料不足先补证据，不把未知自动判为不匹配。
返回目录 ↑09 先练习一封手工邮件
开始前：第一封只发给自己控制的测试收件箱；内容明确标注测试。
- 打开测试客户，确认收件地址属于自己，确认发件邮箱绑定正确。
- 在客户邮件/开发计划区域生成或填写主题、正文，检查英文、签名、参数和链接。
- 到“邮件收发”检查草稿或队列，按页面动作确认发送。
- 去真实测试收件箱查看，再回 CRM 对照发送状态和客户互动记录。
完成标准：收件箱与 CRM 记录一致，才继续练习排期。
遇到问题：生成内容不等于邮件已发送；“待发送”也不等于对方已收到。
返回目录 ↑10 自动生成并定时发送：完整顺序
开始前：已完成企业知识库、AI、SMTP、测试收件箱的验证。电脑、网络、服务需持续运行。
- 打开测试客户详情，填有效邮箱和客户时区；未设置时区时按 UTC 处理，不能直接当北京时间。
- 在开发计划中建立邮件步骤，确认渠道为 email，设置日期和时间。已有主题、正文会保留；留空内容需要 AI 生成。
- 点击左侧“自动生成与定时发送”。执行方式选择“自动生成并定时发送”。
- 填写“每日发送上限”和“最短发送间隔（分钟）”。练习从 1 封开始。
- 勾选“启用本企业邮件自动化”，点击“保存设置”，确认出现“已保存”。
- 进入“邮件收发”，检查草稿、待发送、已发送或失败。系统每 3 分钟检查，并同时遵守当地工作时间、全局限额和配置间隔，不能保证精确到某一秒。
- 到自己的测试收件箱核对主题、内容与时间。测试通过后再为已核验的业务客户建立计划。
完成标准：计划与队列有对应记录，测试邮箱收到正确邮件；不需要每封再次人工批准。
遇到问题：没有发出：依次看开关、计划日期/时区、邮箱、AI、知识库、限额、工作时间和服务是否在线。资料不足、占位符或待确认商务条件会保留草稿，先复核。
返回目录 ↑11 暂停、取消和失败处理
开始前：取消未来自动发送与撤回已送达邮件是不同事情；已送达邮件无法由此撤回。
- 进入“自动生成与定时发送”，取消“启用本企业邮件自动化”，点击“保存设置”。
- 到“邮件收发”核对自动产生的待发邮件已暂停。手工创建的队列要另外逐项取消。
- 需要修改已排期内容时先暂停或取消对应项，再修改并重新检查收件人和时间。
- 客户退订或明确要求停止联系时立即记录状态，并检查其待发邮件和计划已停止。
- 发送失败先阅读错误并查看服务商已发送箱；结果未知时先核查，不连续重试。
完成标准：计划、队列和客户状态一致，测试期间不会继续发出不需要的邮件。
遇到问题：只关闭浏览器不会停止后台服务。停止业务应使用自动化开关或取消具体队列。
返回目录 ↑12 接收回复和安排跟进
开始前：先完成 IMAP 配置，保留客户原文，不用 AI 摘要替代原话。
- 进入“邮件收发”查看回复，打开对应客户互动记录。
- 对客户入站消息点击“回复建议”，查看回复意图、分析和建议内容。
- 核对是否属于询价、样品、异议、暂不需要或退订；不一致时以客户原文为准。
- 要分析自己发出的邮件，也可点击其“回复建议”查看我方表达与后续建议；这不代表客户已经回复。
- 根据回复更新客户阶段、下次跟进日期和下一步动作。冷却复审按客户价值、样品情况等已有规则安排。
完成标准：客户原话、内部判断、下一步动作分开记录。
遇到问题：自动回复、退信和退订不算采购意向。报价、付款和合同条件由业务负责人确认。
返回目录 ↑13 LinkedIn 与 WhatsApp
开始前：准备已核验的公司页面或联系人渠道；平台操作由业务员执行。
- 打开客户详情对应渠道，选择连接、首次消息或后续跟进场景生成建议。
- 检查内容对应真实触点、角色与企业资料；删除虚构共同联系人或不存在的产品经历。
- 到相应平台手工执行，回来记录日期、渠道、实际发送内容和客户回应。
- 更新下一步动作，不把浏览、点赞、连接通过等同于采购意向。
完成标准：CRM 记录与平台真实动作一致。
遇到问题：本系统邮件自动化开关不会自动操作 LinkedIn 或 WhatsApp。
返回目录 ↑14 样品、商机与订单
开始前：样品、报价和订单要有真实业务依据。
- 打开客户详情记录样品需求、寄出、收到、测试或反馈状态，以及已有运单。
- 点击“商机与订单”，新增或更新具体项目，填实际阶段、金额依据和预计动作。
- 提取历史报价或生成方案建议后，逐项检查型号、数量、币种、有效期、贸易条款和审批人。
- 客户确认后再更新成交状态；保留确认来源和负责人。
完成标准：能追踪一家公司各项目、样品与阶段变化。
遇到问题：AI 生成的报价建议不能作为未经确认的合同或付款承诺。物流状态未更新时核查运单与承运商来源。
返回目录 ↑15 今日工作台与经理检查
开始前：业务员看自己的执行，经理看团队分工与异常。
- 每天先打开“今日工作台”，查看当天跟进、逾期与待处理事项。
- 逐个打开客户完成动作，再回写实际记录和下次日期。
- 经理打开“团队看板”和“数据分析”，按人员、时间和业务阶段查看进度。
- 抽查来源、重复公司、邮件失败、退订处理和待审报价；将问题交给具体负责人。
完成标准：任务有负责人、动作记录与下一次时间，而不是只有完成数量。
遇到问题：统计数量不能证明业务效果；有疑问时回到客户和邮件原始记录。
返回目录 ↑16 成员与权限
开始前：用主账号操作；每位同事使用自己的账号。
- 点击“成员与权限”，按实际岗位新增或管理成员。
- 分配对应角色与可查看范围；不要把老板密码给所有人。
- 在系统配置中检查邮箱绑定，再用成员账号登录验证其客户与邮件范围。
- 人员离职或交接时先调整权限和负责人，保留历史记录。
完成标准：成员只能访问授权范围，发件邮箱与负责人对应。
遇到问题：按钮看不到时先检查角色权限，不要为解决按钮问题直接提升全部成员为管理员。
返回目录 ↑17 备份与离线恢复
开始前：备份文件、加密密码分别妥善保管。恢复会把当前数据替换为备份时的数据。
- 进入“数据备份”，执行备份后检查记录、时间和文件。复制备份到独立安全位置。
- 恢复前暂停邮件自动化，停止本实例服务。若安装过守护任务，先卸载本实例计划任务，防止恢复期间自动启动。
- 双击 restore_db.bat，选择自己的 .db 或加密备份。加密文件输入对应密码。
- 核对终端显示的恢复目标。只有确定要替换时才输入“恢复”。程序先检查完整性，并在 data/before_restore 保存原数据库副本。
- 看到恢复完成后启动系统，核对客户数、最近互动与计划；确认没有过期待发计划，再恢复需要的自动任务。
完成标准：数据对应备份时间，原数据有恢复前副本。
遇到问题：密码错误、文件无效或服务仍在线时停止恢复。fix_db.bat 是只读诊断，不会强行覆盖数据库；损坏数据库需交管理员处理。
返回目录 ↑18 开机启动、后台维护与守护
开始前：这是 Windows 当前登录用户的任务；电脑关机、休眠或未登录时无法保证运行。
- 先完成安装并验证正常启动。双击 install_service_startup.bat，注册本目录登录后启动。
- 需要意外退出后重启服务时，双击 install_watchdog.bat。每 5 分钟检查进程是否仍在，不等于所有业务接口健康。
- 双击 install_task.bat，注册每 30 分钟的额外维护：核心检查、案例整理、物流与展会来源刷新。邮件收发由主服务调度，避免重复发送任务。
- 需要独立定时备份时运行 install_backup_task.bat；主服务自身另有每 4 小时备份。管理员可通过 tools/manage_tasks.ps1 的 BackupAt 设置每天固定时间。
- 要停用这些任务，运行 uninstall_tasks.bat，只移除当前目录对应的任务。再关闭服务。
完成标准：Windows 任务计划程序中可查到 DZS-CRM 开头、对应本实例的任务。
遇到问题：后台进程日志在 .runtime/service.log。重启使用 restart.bat；它只操作身份匹配的本目录进程。
返回目录 ↑19 复制给新企业
开始前：准备新企业名称、新的空目标目录和未被占用的端口。
- 双击“一键生成CRM.bat”，输入新企业名称和空目标目录。
- 同电脑多个实例要使用不同端口，例如 8010 和 8012。
- 进入新目录安装、启动，创建该企业自己的主账号；重新填写知识库、AI 与邮箱。
- 检查公司名、空白客户库、独立账号和端口，再交付。
完成标准：新企业不会继承旧企业的客户、邮件、密码、账号或密钥。
遇到问题：目标目录已存在时脚本拒绝覆盖，换一个空目录；不要把旧企业 data 和 .env 直接交给另一家企业。
返回目录 ↑20 更新与换电脑
开始前：先备份，并记录当前安装目录和端口。
- 暂停邮件自动化，关闭本实例服务及其守护任务。
- 按管理员提供的程序更新包，把程序内容解压到本实例 update 文件夹，运行 update.bat。
- 更新保留企业数据和配置；完成后运行 install.bat 更新依赖，再启动并核对数据。
- 换电脑时把本企业完整实例和备份安全转移，新电脑重新安装依赖和后台任务；不要复制旧 .venv 当成新电脑的 Python。
- 只保留一台机器发送同一企业邮件，先关闭旧机自动任务，再启用新机。
完成标准：客户、互动、知识库和邮箱绑定正确；新机器测试通过后再恢复自动化。
遇到问题：更新失败先保留日志与更新前备份，联系管理员；不要反复覆盖业务数据库。
返回目录 ↑21 问题交接与停止条件
开始前：报错时记录“点了哪里、希望发生什么、实际发生什么、时间”。
- 运行 check_ai.bat 或 fix_db.bat 保存只读诊断结果。不要把 .env、密钥或客户完整名单直接发群。
- 网页打不开先查服务、端口；AI 失败先查配置/额度/网络；邮件失败先查发件账号与队列错误。
- 遇到退订、错误收件人、参数不确定、重复发送或账号限制，先暂停相关任务。
- 交接给管理员：截图报错、发生时间、实例目录、端口、影响客户编号、已做操作；敏感内容遮盖。
完成标准：管理员可以复现问题，并知道哪些动作已停止、哪些数据需保护。
遇到问题：不要把重装、删库、清空客户或反复发送当作通用解决方案。
返回目录 ↑22 一次完整练习的验收表
开始前：使用自己掌控的测试邮箱和明确标为练习的客户，不把模拟记录当业绩。
- 独立完成安装、主账号创建和再次登录。
- 导入真实企业资料，运行一次有理由的客户分析。
- 创建少量搜索候选，逐家公司打开来源，完成一次核验与确认入库。
- 手工发送和接收测试邮件；再建立一个邮件计划，测试自动生成和定时发送。
- 测试暂停，确认未来邮件不继续发出；记录一次客户回复与下一步动作。
- 完成备份，在独立测试实例恢复，核对数据；完成一个独立新企业实例的创建。
- 由业务员签执行、经理签数据和权限、管理员签部署与备份。记录失败项，失败项未解决不算通过。
完成标准：每项有实际结果、时间和负责人。只有程序测试通过不等于企业真实邮箱、AI、搜索全部已验证。
遇到问题：练习过程中不清空现有业务数据；恢复和更新先在独立测试实例练习。
返回目录 ↑23 客户详情九个页签逐步使用
开始前：先点击“客户列表”中的公司名，打开右侧客户详情。九个页签围绕同一家公司，先核对顶部公司名，避免给错客户写资料。
- 客户资料：核对联系人、邮箱、国家、官网和负责人，修改真实字段；填写跟进备注及下次日期后保存。补充新联系人时检查公司撞单和增量资料。
- AI评分：先到情报页补真实证据，再返回此页选择模型，点击“开始评分”或“重新评分”；查看总分、维度和理由。失败时补资料或检查 AI 配置。
- AI业务：按当前情况选“AI分析询盘”“AI报价准备检查”“AI谈判建议”“AI样品推进”或“AI大客户推进”。先提供客户原话与必要条件，再运行，阅读缺口与建议；不能把建议直接当成客户确认。
- 商机：为这家公司的具体项目创建或更新商机，填阶段、实际金额依据与备注；同一公司不同项目应分别记录。
- 报价历史：查看历史报价与互动提取结果，对照原邮件检查型号、数量、价格、币种和日期。提取结果有误时先核对源记录，不能直接发给客户。
- 情报与背调：填写或核验官网，按页面入口抓取或分析公开资料；打开每条证据来源，区分官网事实、AI 推断和缺失信息。查到招聘或参展只说明线索，不能自动推定订单。
- 开发计划：选择渠道、步骤、日期和时间，核对正文与下一步安排。只有邮件渠道且满足自动化配置的计划才会进入自动邮件流程；社媒步骤由业务员执行。
- 互动记录：新增记录时分清“我方发出”和“客户回复”，填写渠道、时间和原文；可按单条记录点击“回复建议”“分析开发节奏”或“方案型报价”。报价条件需负责人确认。
- 样品追踪：按实际进展记录需求、寄出、收到、测试、反馈及下一步；有运单时填写准确运单信息，自动检查无结果则到承运商核实。
- 每完成一个动作，返回“客户资料”检查下一次跟进日期，再到“今日工作台”核对任务是否对应。
完成标准：客户资料、证据、邮件计划、真实互动、报价和样品状态能相互对应，同事接手时无需猜测。
遇到问题：界面某些动作依赖权限、AI、邮箱或资料是否齐全。不能使用时记录具体页签、按钮、错误和客户编号，按第 21 章交接。
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